6 e-mailgewoontes waar je een boete voor zou moeten krijgen

We doen het meer dan ooit: e-mailen. Hoe handig het alleen ook kan zijn, soms word je er knet-ter-gek van. Niet iedereen weet namelijk hoe het moet. Zes e-mailgewoontes waar je een boete voor zou moeten krijgen.

E-mail: waar zouden we zonder zijn? Nou, op een plek waar een stuk minder ergernissen zijn. Trouwe vrienden Gmail en Outlook willen namelijk nog weleens misbruikt worden door hun gebruikers. De volgende zes dingen moet je echt laten, wil je ooit nog mail ontvangen. 
 

 

Geen onderwerpsregel noteren

Op 1, want hou op met ons: geen onderwerpsregel gebruiken. Holy moly, waar is dat nou in vredesnaam voor nodig? Hoe moeten we weten waar het mailtje over gaat en dus of het dringend is of niet? Wil je dat het bericht niet onder op de stapel belandt, noteer dan effe het onderwerp. Drie seconden werk, drie keer zo snel reactie.

 

Een váge onderwerpsregel noteren

Geen onderwerpsregel is irritant, maar een váge onderwerpsregel is ook niet ideaal voor hart en vaten. Picture this: je zit op kantoor en Els van voorraadaanvulling mailt over het bestellen van een nieuwe lading nietmachines. Ze wil graag dat je vóór dinsdag 11.00 uur aangeeft of je een rode of een okergele wilt. Wat zet Els alleen in de onderwerpsregel? ‘Office supplies’. Of jij dan meteen doorhebt dat er een serieuze deadline aan het bestellen van nietmachines hangt? Nee. En dus mag je voortaan met een touwtje de notulen aan elkaar rijgen.    

 

Een mail van vijf kantjes sturen

We blijven erbij: voor sommige dingen is e-mail niet bedoeld. Een korte vraag die even kan wachten: prima. Maar een bericht ter grootte van een roman waarin je aan je baas uitlegt dat je als kleuter van je fiets bent gedonderd en daarvoor nog altijd therapie hebt: doe maar niet. Zit je ergens mee of is er iets belangrijks aan de hand, handel het dan face-to-face af. Op die manier weet je zeker dat iemand tijd maakt om naar je te luisteren. 
 

 

Meerdere onderwerpen in één mail zetten

Maandagochtend 09.01 uur. Ah, een mail van Debbie (detachering). Onderwerp: nieuwe stagiaire. En dus verwacht je dat ze het even wil hebben over wanneer het groentje koffie komt zetten. Dat wil Debs inderdaad van je weten, maar daarbij vraagt ze ook nog of je je vakantiedagen al hebt doorgegeven (nee), of je je bijdrage aan het personeelsblad wilt inleveren (shit) en hoe dat uitstrijkje verliep (wtf). Deb: please don’t. Het maakt het er niet overzichtelijker op. Stel liever één vraag per e-mail, zodat zowel jij als de ontvanger alle antwoorden indien nodig veel makkelijker terug kunnen zoeken.

 

Mail sturen waar anderen niets mee hoeven

Het is weer tijd voor het jaarlijkse bedrijfsuitje. En dus stuurt Frank van budgetbeheer een mailtje de deur uit met de vraag of iedereen zijn ideeën, van paintballen in berenpak tot eikels zoeken in het Zwarte Woud, wil opsturen. Dat heb je geweten: Helga drukt lyrisch op de 'reply to all'-knop en komt met een lijst van vijftig items die 'ook al op haar buckelist staan'. Dennis mailt daarop dat Helga niet de enige is die op bedrijfsuitje gaat, waarna Cynthia het voor Hel opneemt. Regel der regels in mailland: druk alléén op de reply to all-knop als het écht, écht nodig is. Nooit, dus. Hetzelfde geldt voor de cc-functie: bedenk je goed wat iemand die je wilt cc'en, met de informatie moet. Wil je dat hij of zij erop reageert, mail diegene dan apart. Wil je dat hij er niets mee doet, maar het toch weet, zet dit dan ook even in de mail.

 

Spam (x 1000)

Elke keer als je je Gmail opent, kun je je geluk niet op: je heb 375.000 euro gewonnen. Ja, echt. Er staat een cheque voor je klaar van ene meneer Buwali uit Nigeria. Het is trouwens al de vierde keer deze week dat hij je mailt, dus eigenlijk heb je al 4 x 375.000, dat is… tik tik tik… nou ja, meer dan 1 miljoen te innen. Kun je mooi die penisverlenging mee dekken. 

Wat vind jij de meest irritante e-mailgewoonte?